电话礼仪形象是指接打电话的人通过语言的传递方式给予对方应有的、可以感受到的尊重和理解，以及对你工作态度和工作方式方法的认知。在电话中，对方虽然不能看见接打电话者的面容，但是他会根据你在电话交谈中的细节来推测并分感受接打电话者的素质、修养等内涵形象。这就是电话礼仪中需要关注的重点。在公务或商务活动中尤其要注重以下几各方面：
一、接电话礼仪
（一）接听电话的方法
1. “铃声不过三”原则
一般应在电话铃声响两遍后，立即拿起电话。如果在铃响三声、甚至超过以后再接听，是缺乏效率的表现，势必给来电者留下公司管理不善不好的第一印象，同时也会让对方不耐烦和焦急。因为客观原因一时无法接听（如电话机不在身边，或一时走不开），应该在拿起话筒后先向对方表示自己的歉意并做出适当的解释，如“很抱歉，让你久等了”等。
2. 简短规范的问候语+自报家门
在工作场合，接听电话时，应先致问候，再自报家门。对外接待应报出单位名称，接内线电话应报出部门名称.
例1. “您好，XX公司”
例2.“你好, XX局人事处，”。
例3.“你好，销售部办公室，我是XXX。”
自报家门是让对方知道有没有打错电话，万一打错电话也可少费口舌。规范的电话体现的不仅是对对方的尊重，而且也反映出本单位的高效率和严管理。
3. 替他人接听电话时的处理
（1）先告知他要找的人在或因故无法接听电话；
（2）准备好纸笔进行记录；
（3）询问对方姓名、职务、方便回话的电话号码等信息；
（4）需要并方便告知的紧急事件等；
（5）对上述内容逐一记录；
（6）及时告知应受话人此次电话的上述事项。
4. 接听错打入的电话处理
接到错打的电话，也应讲究礼貌，保持良好的接听态度。显示出良好的素质。不用污言秽语辱骂对方。可用简短的话语通知对方打错了。
（二）接听电话的语言处理
1. 学会记录并引用对方的姓名职务
在办公室工作的人员，应该有意识的训练自己的听辨能力。假如对方是老顾客，经常打电话来，一开口就能听出他或她的声音，那么可以用合适的称谓问好：“您好，王经理。”这样一来，会给对方留下特别受到重视的感觉，增强对方对你的好感。
2. 学会配合对方说话
我们接听电话时，为了表示在认真听对方说话，应不断地说：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况，应付方式各异。
（三）挂断对方来电的合适方式
1. 通话结束礼仪
（1）平级之间结束通话（没有差异，没有主客）可以有两种选择：
① 打来电话的一方先挂断电话；当对方向你说“再见”时，别忘了回应一个“再见”，并等对方挂了以后再挂电话，最好不要一听到对方说“再见”就马上挂电话，尤其不能在对方一讲完话，还没来得及说“再见”就把电话挂了。
② 接听电话的一方先挂断电话，但是得问清是否还有其他事项。然后说“再见”。
（2）身份、地位或年龄之间有差异的通话结束方式应该是等待对方挂断电话后再挂断电话。
（3）无论哪种结束通话的方式都应注意，挂断电话时应小心轻放，别让对方听到很响的搁话筒的声音。
（4）如果双方都在等待对方挂断电话是，可选择在结束通话3秒以后挂断电话。
二、拨打电话的礼仪
（一）确定合适的时间
当需要打电话时，首先应确定拨打电话的时间是否合适。要考虑对方是否方便接听电话，并选择对方方便的时间拨打电话，尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。一般说来，有几点应该注意：
（1）避开对方的吃饭和休息时间。主要是指早晨8点以前，晚上10点以后，给对方家里打电话是不合适的。除非有紧急事情。
（2）避免在对方有可能非常忙碌的时间打去电话。如，在对方准备出门上班前几分钟打电话，可能会使对方迟到。
（3）尽量避免将涉及工作上的事情直接打电话到别人的家里。
（4）避免在周一一大早就打电话到对方的工作单位。因为周一都是各个单位或公司最忙的一天。
（5）避免在对方快要下班的前几分钟打电话。因为快要下班前，别人可能有些事情要处理，处理完后直接回家。如果因为你的电话而耽误了对方的私人时间，也许对方会不快。
（6）避免因私事打电话到对方的单位，即便是紧急时间肥大不可，也应该先询问对方：“你现在方便接听电话吗？”即使得到对方的肯定答复，也尽量简明扼要说清问题，尽可能因私事占用对方的工作时间，避免影响对方工作单位的正常的业务往来。
（二）提前做好通话前的准备工作
1. 提前写好通话内容的简要提纲；
2. 准备好对方的联系电话号码；
3. 准备好接听电话方的其他资料；
4. 通话内容保证三分钟时长。
（三）拨打电话后的礼仪
1. 自报家门
拨打电话后，听到对方接起电话时，打电话的一方应主动自报家门，这既是对对方的尊重，也可以让对方准确无误地了解打电话人的身份，让对方有一个是否与你通话的选择权。
2. 拨打内外线电话的语言处理
（1）打外线——
不认识对方时，应该作详细的自我表现介绍：
例1.“你好，我是XXX，XX公司销售部经理的秘书。”
认识对方,对方一接听电话能马上确定听话人是谁，不妨直接说出这个人的名字或正确的称呼，这样，会使对方感到被重视的荣幸。
例2.“王经理，您好，我是XXX，XX公司销售部经理的秘书。”
（2）打内线——
例1.“我是**，王经理的秘书”；
例2.“我是销售部的XXX”；“
例3. “王先生，你好，我是XXX。”
（四）通话简明扼要的三分钟原则
1. 在做完自我介绍以后，应该简明扼要说明通话的目的，尽快结束交谈。不随意占用对方的电话线路和工作时间，在业务通话中，“一个电话最长三分钟”是通行的原则；
2. 超过三分钟应改换其他的交流方式；
3. 谈话要涉及的问题较多，时间较长，那么，应在通话前询问对方此时是否方便长谈。如果对方不方便长谈，就应该有礼貌的请对方约定下次的通话时间。
（五）要找的人不在的处理
如果你要找的人恰巧不在，你可以有几种应对方式：
1. 直接结束通话
在事情不是很紧急的情况，而且自己还有其他的联系方式的情况下，可以直接用“对不起，打扰了，再见”的话结束通话。
2. 请教对方的联系时间或其他联系方式
通常在情况较紧急时采用，具体的做法是：
例1. “请问我什么时候再打来比较合适？”
例2. “我有紧急的事情，要找王经理，不知道有没有其他的联系方式？”
不管对方是否为你提供了其他的联系方式，都应该礼貌地说：“再见”。
3. 请求留言
可用礼貌的方式请求对方转告。留言时，要说清楚自己的姓名、单位名称、电话号码、回电时间、转告的内容等。在对方记录下这些内容后，千万不要忘记问：“对不起，请问您怎么称呼？”对方告知后要用笔记录下来，以备查找。
（六）适时结束通话
礼仪规范参见接听电话的相关内容。