所谓助理，就是要帮助上司管理好杂乱无章的事务，做好上司的助手。一名合格的助理应该熟悉自己在岗位的工作职业和礼仪，这样才能帮助上司将整个部门或企业打点得井然有序。
了解自己的上司（1）掌握上司的性格特质：你的上司是个只愿把握大局的人，还是个事无巨细的人？如果你向一个只愿把握大局的人汇报一大通细枝末节，那么他可能会产生厌心理。你也许会认为你对某项工作是如此地殚精竭虑，而你的上司却漠不关心，其实这样想就错了，一位只愿把握大局的领导会认为你该把所有基础工作都做好，否则他就不会信任你。面对性急的上司，你要第一时间处理他的问题，即使对你来说，那不是最紧急要处理的工作；面对慢条斯理的上司，你可能需要提前提醒他有哪些工作需要去处理，以增加他的危急感。
（2）清楚上司的任务规划：如果你清楚地知道你的上司想要完成什么任务，你最好能帮上忙。了解领导想要达到的目标将有助于你更好地掌握部门或公司的发展方向。把握好方向后，你就能采取前瞻性措施来帮助你的上司达到目标，上司也会因为你的出色表现而视你为部门中有价值的成员，当他升迁时，你也会跟着得到提拔。
（3）了解上司对你的期望：准确了解上司的期望，你就可以在工作中“有的放矢”地工 作。要了解上司对你的期望，必须先了解他的性格特质。如果你的老板是个注重细节的人，你 就该简要地写下你认为他对你的期望是什么，然后拿给他去征寻意见。而如果你的上司是个 见纸多就眼晕的人，你最好就你所在部门中的作用和责任同他非正式地聊几次。要记下聊的内 容并进行分析，以真正弄清楚上司对你的期望。
善用记事本作为助理需要很有条理很细心，上司最怕遇上那些比自己粗心的助理。上司为何要请助理呢？就是希望助理可以充当自己的左右手替自己处理事务，减轻自己的工作负担，而大部分上司在处理细微的事务时都比较粗心，助理应在这方面弥补上司的不足。例如把文件整理好，分类、归档、编号，预先准备上司开会所需要的资料，编制好日常会议等等。不要问上司“这份文件存入哪个档案”或“明天你有什么会议”……记住，你是上司的助理，上司不是你的助理。如果事无大小均须上司耳提面命，不但上司觉得你无能，你自己也感会到没有信心。
做好公司的“形象大使”陪同上司作商务拜访，是商务助理常做的一项工作。为了实现与客户有效沟通的目的，助理应该注意以下事项。
（1）仪容端庄：陪同上司参与商务活动，助理的风度如何，直接关系到企业形象。在日常工作和生活中，助理就要时刻留意自己的仪表，出门做商务拜访更要注意外貌修饰，一个好的助理应当具有豁达开朗的气质和大方自然的风度，给人留下谦恭和蔼、坦荡潇酒、淳朴热情的印象。
（2）举止得当：不论代表公司出访，还是陪同上司出访，助理都会受到其他公司的热情接待。这时助理应该注意自身的言谈举止，不能得意忘形，认为自己高高在上，做出有违自己身份的事情，给公司形象抹黑。当然这并不意味着助理完全变成上司的跟班，或是只是传达旨意的木偶。企业助理在与外界交往的过程中，也是展示自己，推广自己的一个大好机会。
好助理应具备以下一些素质：理解沟通能力；公文写作能力；协调能力；保守机密；得体的形象。最重要的是对领导动作，语言的领悟能力以及对领导的适应能力，也就是能正确领会领导的意图。这种悟性，也是很重要的。